フォーマットの作成というお仕事

2020年8月6日

フォーマットとは？

フォーマットとは書式、仕様ということです。（初期化の方じゃないです。）

見積書、請求書、賃金台帳、営業管理等、会社には多数のフォーマットがあります。データの入力・記載方法を均一化して、わかりやすくする、管理しやすくするというものです。

システムを使っていれば、入力する箇所や印刷する形などはいくつか決まっていますし、当たり前に存在しているものです。

皆さんが働かれている会社にはどういったフォーマットがありますか。様式集などのファイル置き場があるかもしれません。普段使うもの以外に意識をしたことがありますか？

そして自分でフォーマットを作ったことはありますか。会社で働いている場合、フォーマットを使うことは当たり前でも、自分で作る機会は少ないかもしれません。特に大きい会社の場合であれば、これは顕著になると思います。

特に営業管理、工程管理、数値管理のフォーマットなどは非常に重要なものになりますが、大会社であれば、システムに組み込んだりもするので、自分で対応するものではなくなってしまうかもしれません。

独自システムやsalesforceを始めとしたパッケージシステムを使っている場合もあると思いますが、使っているのと作る（要件定義する）のでは全く違ってきます。

中小企業診断士が独立までに何をできるかということであれば、フォーマットをたくさん作ってみましょうということです。IT職の人はフォーマットを作るのが仕事みたいなものなので、慣れっこだとは思いますが、それ以外の人は普段していないと思います。

フォーマットも二パターンあります。wordで作る書類関係のものとexcelで作るデータ管理のもの。独立診断士は両方が必要になると思ってください。

wordで作るのは見積書や請求書、議事録などが多いですね。エクセルでも構いませんが、データを引っ張って作るものではないものです。

excelで作るデータ管理のものはマスタを作るイメージです。入力形式にこだわるのではなく、どういうデータを集めるのが必要なのか。どこにデータがあるのか。効率的に作成するにはどうしたらいいか。

もちろんWEB上にフォーマットは沢山あります。コンサルファームも提供していたりします。ただ、自分で作っていくことは非常に重要です。

中小企業にはフォーマットという概念がない会社もあります。基本的にPDCAが回っていない理由の一つにはフォーマットというものがないからというのもあります。

フォーマット、特にデータ関係については扱える人が少ないので、検証データとなるものがあっても手書きだったり、分析に使っていないというのは当たり前にあります。それでも仕事は回ってしまうので。

だからこそ、どうやって改善していくのかというときにフォーマットの提供をすることは沢山あります。会社にあわせて作ることが必要になるので、この辺りは何度も作って練習して、改善を続けることが重要になると思っています。

ちなみにキントーンやFilemaker等もありますが、そもそもこれまで管理をしていなかった会社に導入させようなんてことを考えているとしたら、それは無謀です。まずはexcelで十分です。

仕事でお客さんの改善のためにフォーマットを作っていたから、記事にしてみようかなと思って。

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